VOTRE MISSION
Au sein de la direction des Services généraux, vous assistez le chef de département logistique, accueil, indicateur (M/F) en assumant les tâches administratives inhérentes au département ainsi que les tâches liées à l’accueil (permanence téléphonique, accueil et l’identification des visiteurs, réception et la distribution du courrier, de documents, des livraisons, assistance logistique).
Vous contribuez au bon fonctionnement et à l’image de citydev.brussels en fournissant des prestations de qualité.
VOS ACTIVITÉS
secrétariat du département
- Vous faites le suivi des courriers
- Vous êtes responsable de la bonne tenue des agendas
- Vous êtes chargé de la prise de notes lors des réunions
- Vous rédigez les PV des organes de gestion, etc.
permanence téléphonique
- Vous répondez aux appels téléphoniques et les canalisez vers les services ou les collaborateurs concernés
accueil des visiteurs
- Vous accueillez les visiteurs, les renseignez et filtrez les rendez-vous
réception et distribution du courrier, des journaux, des livraisons et des documents
- Vous réceptionnez, ouvrez, préparez le courrier et d’autres documents en vue de leur référencement, puis vous les distribuez auprès des différents services;
- Vous triez, référencez, copiez, classez puis distribuez le courrier entrant et envoyez le courrier sortant ;
- Vous traitez le courrier interne (transmission des notes et des copies) ;
- Vous assurez la gestion administrative et financière (encodage des bons de commande et paiement des factures) des abonnements, journaux et magazines ;
assistance logistique
- Vous vous occupez de la réservation de salles de réunion, de la commande de lunchs et de l’organisation des réceptions ;
- Vous enregistrez les absences pour maladie et les jours de congé non prévus des collaborateurs ;
- Vous prêtez main forte lors de la préparation de grosses expéditions ;
- Vous vous occupez de la réservation des voitures de service ;
VOTRE PROFIL
Conditions d’accès
- Vous êtes en possession du CESS
- Vous avez une expérience probante dans une fonction similaire
- Vous êtes parfait bilingue français/néerlandais (l’anglais est un plus)
Compétences professionnelles
- Vous savez orienter de façon optimale les visiteurs et les appels téléphoniques auprès des membres du personnel concernés.
- Vous maîtrisez l’informatique et les logiciels de bureautiques courants
- Vous utilisez les fonctionnalités du standard téléphonique
- Vous communiquez aisément et efficacement au téléphone et en public
- Vous possédez une excellente orthographe
Compétences comportementales
- Vous êtes courtois et diplomate
- Vous êtes discret
- Vous êtes serviable, dévoué et disponible
- Vous êtes à l’aise dans vos relations
- Vous êtes organisé
- Vous êtes proactif et dynamique
- Vous avez l’envie de vous former continuellement
- Vous savez travailler tant en équipe que de manière autonome
- Vous êtes d’une présentation irréprochable
NOTRE OFFRE
- contrat de travail à durée indéterminée à temps plein
- équilibre vie privée-vie professionnelle (35 jours minimum de congés annuels + 10,5 jours de récupération pour compenser la semaine de 40h) ;
- rémunération liée au niveau de diplôme (échelle barémique C101, correspondant à un salaire annuel brut indexé de minimum 25.976,40 € à maximum 52.641,81 €, hors pécule de vacances et prime de fin d'année) ;
- valorisation de la totalité de l’ancienneté dans le secteur public et de maximum 6 années dans le secteur privé ;
- nombreux avantages tels que chèques repas, primes diverses (prime « vie chère » si domicile à Bruxelles, prime de bilinguisme si détention du brevet SELOR), remboursement des trajets domicile-travail (transports en commun, vélo), prix avantageux pour l’assurance hospitalisation, etc.
- un cadre de travail dynamique, engagé et convivial : les 3 valeurs fondamentales de citydev.brussels.
PRÊT(E) À RELEVER LE DÉFI ?
Si ce poste vous intéresse et que vous répondez au profil indiqué, n’hésitez pas à nous envoyer votre CV, votre lettre de motivation et une copie du diplôme lié à la fonction :
Par e-mail : jobs@citydev.brussels
Ou par courrier :
citydev.brussels – département GRH
Rue Gabrielle Petit n°6
1080 Bruxelles
Citydev.brussels encourage toutes les personnes à postuler à ses offres d’emploi quel que soit leur origine, couleur de peau, sexe, âge, orientation sexuelle, conviction philosophique et handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être demandés. Indiquez-les dans votre lettre de motivation.